議事録作成の基本と取り方のコツ｜上司に評価される効率的な書き方・まとめ方

会議内容を正確に記録・共有する「議事録」は、業務を円滑に進めるうえで欠かせない存在です。しかし、うまくまとめられず、上司から「分かりづらい」と言われた経験がある方も多いのではないでしょうか。

議事録はただのメモではなく、誰が読んでも要点が伝わる文書であることが求められます。この記事では、上司にも評価される効率的な議事録の取り方・まとめ方の方法と、実践的なコツを解説します。

このような方におすすめの記事です

• 会議後の情報整理や共有に時間がかかってしまう方
• これから初めて議事録作成を担当する新入社員や若手社員の方
• 議事録をもっと効率的に、かつ分かりやすくまとめたいと考えている方
• 議事録作成に役立つツールやテンプレートを探している方

議事録とは

「議事録」とは、会議の目的や議題、主要な発言内容、決定事項などを要点を絞って簡潔にまとめた記録文書のことです。

会議のあとで「何が検討され、どういった経緯でその結論に至ったのか」を振り返る際の根拠となるほか、未参加者への共有資料としても機能します。これにより、情報の行き違いや認識のずれを防ぎ、後続の業務や意思決定をスムーズに進めることができます。

よく似た言葉に「発言録」がありますが、これは会議中の発言を一言一句正確に記録することを重視した文書であり、主に証拠性や議論の詳細な検証が求められる場面で用いられます。

一方で「議事録」は発言のすべてを記録するのではなく、会議全体としての要点や合意事項を明確にすることに主眼が置かれています。

そのため、日常的な業務会議や社内ミーティングにおいては、情報の整理と共有を目的とした「議事録」が適しており、実務においてより多くの場面で求められる記録形式となっています。

議事録作成の目的

議事録の作成には大きく3つの目的があります。それぞれの役割を把握することで、より効果的な議事録を作成できます。

会議内容の共有・保存

会議参加者だけでなく、欠席者や新たに関わる部署にもスムーズに情報を共有するために議事録は必須です。

議事録を確認すれば、誰がどんな内容を話し合い、どのような結論に至ったかすぐに把握できます。長期的な観点から見ても、「いつ何を決めたのか」を明確に示す保存資料として役立ちます。

意思決定の根拠を明確化する

会議で取り決めた事項が、どのような議論や発言を経て確定したかを客観的に示すのが議事録の役割です。

決定事項や優先度が変わる可能性がある場合も、議事録の内容を振り返りながら再調整することで混乱を防げます。後日の検証やレビューにおいても、紛れのない意思決定の根拠として重宝されます。

次回以降の会議運営に活かす

会議では、議論内容や決定事項だけでなく、見落としていた課題や追加で検討が必要な事項が浮かび上がることがあります。

議事録をしっかり残しておけば、次回は同じ問題が起こらないように議題設定を見直すなど、会議の質や効率を高めるフィードバックサイクルにつなげられます。

議事録の基本構成と必須項目

議事録に盛り込むべき代表的な項目は、後から検索や確認がしやすいよう整理しておくことが重要です。会議の形式（時系列型・要約型）によって構成は異なりますが、どちらにせよ読み手が理解しやすいように項目を整理しましょう。

① 会議情報（日時・場所・参加者）

会議の基本情報を最初にまとめることで「いつ」「どこで」「誰が」話し合ったかを明確にできます。参加者名の敬称や部署名を一定のルールで統一しておくと、後から見直す際に混乱がなくなります。

② 議題・目的・アジェンダ

議事録の冒頭に会議の目的やアジェンダを提示すると、話し合いのゴールや重要事項が一目で分かります。特に複数の議題がある場合は、優先度や取り扱う時間配分も記入しておくとさらに効率的です。

③ 決定事項と具体的なタスク

会議で合意された結論やアクションプランは「誰が」「いつまでに」「何を」実施するかを明記することが大切です。責任の所在をはっきりさせることで、後から責任の所在が曖昧になる事態を防ぎ、行動に移りやすくします。

④ ペンディング事項・今後の課題

時間切れで結論が出なかった議題や追加で調査が必要な内容は、ペンディング事項としてリストアップしておきましょう。未解決の課題を視覚化しておくことで、次回以降の会議で優先的に検討でき、抜け漏れを回避できます。

事前準備が、議事録の完成度を左右する

議事録作成をスムーズに進めるために、会議前に必要な下準備を行いましょう。事前準備をしっかり行うほどメモ取りの精度が上がり、議事録の完成度も自然と高まります。

会議の目的・議題の明確化

会議で「何を決めたいのか」「どのような論点を議論したいのか」を事前に洗い出しておくことで、記録すべきポイントが明確になります。

参加者全員が同じゴールを認識していれば、議論の脱線も少なくなり、議事録にも不要な情報が紛れ込みにくくなります。

テンプレートやフォーマットを用意しておく

議事録の基本的なテンプレートを事前に作成しておくと、会議中に必要項目を素早く書き込めます。

日付や参加者欄、議題などの枠を整えておくと、漏れなく情報を記録できるだけでなく、仕上げの作業時間も短縮できるメリットがあります。

理想的な議事録を取るためのコツ

会議当日のメモ取りや情報整理は、以下のポイントを押さえることで、効率的に正確な議事録を作成できます。一つずつ解説していきましょう。

• 5W1Hや箇条書きで論点を整理する
  
  
• 結論・決定事項を最優先で記録する
  
  
• 発言者と発言内容を分かりやすく整理
  
  
• 主観を入れず、事実のみを記載する
  
  
• 会議の流れに沿って構成する
  
  
• 必要に応じてToDoや期限を明記する
  
  
• 参加者に確認してもらい抜け漏れを防ぐ
  
  
• 会議後は早めにまとめ、共有する

5W1Hや箇条書きで論点を整理する

5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識して記録すると、後で見直すときの理解度が段違いに上がります。ハイライト箇所を箇条書きにまとめれば、時間のない中でもポイントを見失いにくくなります。

結論・決定事項を最優先で記録する

限られた時間内で会議内容をまとめる際には、結論や合意事項を最初に書き込みましょう。

結論を押さえてから細部を補足していく流れにすると、後から読み返す際にも何が重要だったのかすぐに把握できます。

発言者と発言内容を分かりやすく整理

誰がどのような意見を述べたのかを紐づけて記録しておくと、担当や責任対象が明確になります。また、特定の人の発言を見直したい場合にも探しやすく、のちのタスク管理や再検討がスムーズに行えます。

主観を入れず、事実のみを記載する

議事録は客観的で正確な記録が求められるため、個人的な解釈や感想は極力省きましょう。事実と意見が混同されると、後の検証で混乱が生じるリスクが高まります。

会議の流れに沿って構成する

議題の順番や時系列に沿って情報を配置することで、後から読んだ人にも会議の進行が伝わりやすくなります。論点と結論が矛盾しないように整理しておくことが、読み手の理解を深めるポイントです。

必要に応じてToDoや期限を明記する

タスクの担当者や実行期限を明確にすると、会議後のフォローアップが容易になります。スケジュール管理ツールと連携させれば、抜け漏れを防ぎながら効率的に進捗を管理できます。

参加者に確認してもらい抜け漏れを防ぐ

会議後に議事録を共有し、参加者全員に文章の内容をチェックしてもらうことが重要です。ナレッジとして全体で共有する意識を持つことで、誤りや不明点の修正がしやすくなり、関係者全体で共通認識を持てるようになります。

会議後は早めにまとめ、共有する

記憶が新しいうちに議事録を最終的な形へ仕上げることで、内容の正確性を高められます。メールやPDFなどの共有手段を工夫し、確認すべきポイントを明示しておくと見落としを防げるでしょう。

効率的な会議メモの取り方

会議中は慌ただしく状況が変化し、全ての発言をしっかり書き留めるのは難しいものです。こちらでは急ピッチの会議進行でも、要点をしっかり押さえるためのメモテクニックを紹介します。

会議前の「骨組みメモ」で余裕をつくる

先述の通り、議事録メモの効率化は会議が始まる前から始まっています。

アジェンダ（議題）が事前に共有されている場合は、それを活用して「メモの枠組み（フォーマット）」をあらかじめ準備しておくことが効果的です。

例：
【議題1】〇〇に関する検討事項 →　～～～～
【議題2】今後のアクション →　～～～～
【決定事項／ToDo】 →　～～～～

このようにしておくことで、会議中は発言の要点を空白に埋めていくだけで済み、メモの負荷を大きく軽減できます。

要点の「3要素」だけを押さえる

会議中の発言すべてを記録する必要はありません。むしろ、重要な情報を逃さず拾うためには、情報をそぎ落とす視点が重要です。

押さえるべきは、以下の3つの要素です。これらを軸にメモを取ることで後からの議事録作成が格段にスムーズになります。

「いつ」：期限・日程
「なにを」：具体的な行動やテーマ
「だれが」：担当者または発言者

略語・記号をフル活用する

メモを取るスピードを上げるために、独自の略語や記号を事前に準備しておくと便利です。

例えば必要に応じて記号（★＝重要、▶︎＝ToDo、？＝未決）などで強調しておくことで、必要な情報だけを素早く捉えられます。

ツールを活用して自動化する

メモ術やテンプレートは確かに有効ですが、それ以上に業務負担の軽減をもたらすのは、ツールを活用した「自動化・省力化」です。

発言の文字起こしや要点の抽出を自動で行えるツールを導入すれば、記録ミスや抜け漏れを防げるだけでなく、新人に一から議事録の取り方を教える手間も減り、教育コストの削減にもつながります。

さらに、作成された議事録をそのままタスク管理ツールやチャットツールと連携できる機能を備えたツールも多く、決定事項やToDoをすぐに共有・実行に移せる点も大きな魅力です。

検索性の高いアーカイブ機能により、過去の議事録をナレッジとして蓄積・活用できるという利点もあり、組織全体の情報資産として価値を高めることができます。

音声文字起こしツール（Notta、LINE WORKS AiNote、PLAUD NOTEなど）
リアルタイムで音声を文字化し、議事録のベースとして利用可能。日本語精度も向上しています。

議事録作成ツール（JamRoll、YOMEL、ZMEETINGなど）
会議内容を要約し、自動でToDoやキーワードを抽出。“議事録の原稿がほぼ完成した状態”で出力できるため、作業時間を大幅に短縮できます。

情報整理・共有ツール（Notion、Evernote、OneNoteなど）
テンプレートを使って会議ごとに情報を整理することで、社内共有や検索も容易になります。

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この記事で紹介しているAI議事録作成ツールの詳細比較や選定ポイントをまとめた資料をご用意しました。 無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

議事録作成を効率化！おすすめのツール・アプリ活用術

AIや音声認識技術を搭載したツールを活用することで、作業時間を大幅に削減できます。近年は多種多様な音声文字起こしツールやAI議事録作成ツールが登場し、会議の記録作業を大きくサポートしてくれます。

こちらでは特に 精度と利便性に優れた6つのツール を厳選しました。最適なツールは企業によって異なるため、導入前に専門家へ相談し、自社に合った製品を選ぶと良いでしょう。

▸紹介しているAI議事録作成ツールの詳細比較や選定ポイントはこちらの資料でご確認いただけます。

Notta

Notta株式会社が提供する「Notta」は、高精度の音声認識とAI要約機能を活用した議事録作成サービスです。商談や会議の文字起こしを迅速に行い、業務フローの効率化や情報共有の促進をサポートします。

• オンライン・オフラインの商談や会議に対応し、様々な外部ツールとも連携。AIを活用し、多様な業務フローを効率化します。
  
  
• 日程調整から議事録作成、情報共有までを自動化し、業務負担を軽減。作業時間の短縮を実現します。
  
  
• 会議や商談の録音データを文字起こしし、SFAなどの社内ツールと連携。AI活用を促進し、業務の生産性を向上します。
  
  

＞＞「Notta」に関するお問い合わせはこちらから

YOMEL

アーニーMLG株式会社が提供する「YOMEL」は、対面・オンライン会議を自動で文字起こし・要約するAI議事録ツールです。

ワンクリックで議事録作成を開始でき、話者分離や不要部分の削除も自動化。会議の効率を大幅に向上させます。

• ワンクリックで簡単に議事録作成を開始・終了できます。作成された議事録は自動で画面表示され、すぐに確認可能です。
  
  
• 話者分離や要約、不要部分の削除を自動化。2時間の議事録作成が10分に短縮され、負担を軽減します。
  
  
• リアルタイムで会話を確認でき、メモ不要で会議に集中することが可能です。スムーズな議論と効率的な会議進行を実現します。
  
  

＞＞「YOMEL」に関するお問い合わせはこちらから

Jamroll

株式会社Poeticsが提供する「JamRoll」は、商談の録画・AI解析により営業の生産性向上を支援するツールです。
自動文字起こしや要約機能により、議事録作成の負担を軽減し、営業メンバーの育成や成約率向上を実現します。

• 商談の録画データをAIが解析し、話し方や顧客反応を可視化します。営業戦略の改善や成約率向上を支援します。
  
  
• 商談の音声を自動で文字起こしして重要な発言を可視化可能で、議事録作成の手間を省き、情報共有をスムーズにします。
  
  
• AIが商談内容を要約し、TODOタスクやBANTCH情報を自動抽出。営業の次のアクションを明確にし、業務効率を向上させます。
  
  

＞＞「Jamroll」に関するお問い合わせはこちらから

ZMEETING

Hmcomm株式会社が提供する「ZMEETING」は、高精度な音声認識を活用したAI議事録作成ツールです。
オンライン・対面の会議や商談を自動でテキスト化し、セキュアに保存できます。費用対効果が高く、簡単な操作で利用できるのが特長です。

• 音声認識率90%以上の高精度AIが会議を自動で文字起こしし、スムーズな議事録作成と「会議の見える化」を実現。
  
  
• アカウント作成は無制限で、時間単位の課金制を採用しています。年間ライセンスにより、コストを抑えながら効率的に利用可能です。
  
  
• 暗号化通信やアクセスログ監視、認証機能を搭載し、安全性を確保しています。ユーザーごとの領域でデータを管理・共有可能です。
  
  

＞＞「ZMEETING」に関するお問い合わせはこちらから

ailead

株式会社バベルが提供する「ailead」は、営業活動の可視化と最適化を目的とした商談解析ツールです。

お客さまとのあらゆる「コミュニケーションデータ」を、AI が自動で収集・解析・可視化することで、営業現場の業務効率化と「売れる」営業人材の育成を実現します。

• 議事録作成やSFA入力を削減することで、営業の準備時間を短縮し、商談数を増加。一人あたりの営業活動量を向上させます。
  
  
• 営業チームのベストプラクティスを言語化し、さらに学習コンテンツ化することにより、新人のオンボーディング期間を短縮できます。
  
  
•  AIによるフィードバックと自主学習環境を構築し、継続的なスキル向上を支援。営業チーム全体の成長を促し、売上・利益の向上に貢献します。
  
  

＞＞「ailead」に関するお問い合わせはこちらから

amptalk

アンプトーク株式会社が提供する「amptalk」は、オンライン商談や電話の会話内容を書き起こし、営業パフォーマンスの向上を支援します。

「商談データをSFA/CRM に自動で格納したい」 「営業パフォーマンスのばらつきを分析したい」 等、営業現場における課題を解決することが可能です。

• ビデオ会議やIP電話の録音データをAIが自動で解析可能です。対面商談もブラウザアプリで録音すれば、高精度に書き起こせます。
  
  
• AIが書き起こし内容を要約してSFAやCRMに自動入力。データ未登録や精度の低さといった営業課題を解決します。
  
  
• 会話内容をAIが分類してヒアリングや予算などのトピックごとに整理します。話した内容が定量的に可視化されます。
  
  

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テンプレート例文・書き方サンプル

実際に議事録を作成する際にすぐ活用できるテンプレートや書き方のサンプルを確認しましょう。

テンプレートを活用することで、議事録作成のスピードと精度が同時に高まります。たとえば、上段に会議名・日時・場所・参加者を記入し、中段で議題や意見、決定事項を整理。最後にタスクと期限を記載するように構成すれば、誰が見ても一目で内容を把握しやすい形になります。

【会議名】
　〇〇会議（例：定例ミーティング、戦略会議など）

【日時】
　〇〇年〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇

【場所】
　〇〇（例：会議室A／Zoom）

【出席者】
　〇〇部：氏名、氏名／他部署：氏名（必要に応じて役職名も）

■ 議題1：〇〇に関する検討
　・概要（この議題で何が話し合われたかを一文で要約）

　・主な意見／やり取り

　　A氏：〇〇を提案
　　B氏：〇〇の懸念を指摘

　・決定事項
　　〇〇について〇〇を行うことを決定

■ 議題2：（同上の形式で繰り返し）

■ ToDo・アクション項目
　・タスク内容／担当者／期限（例：資料作成山田〇月〇日)

【次回会議予定】
　〇〇年〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～（予定）

よくある疑問Q&A

敬称はどうする？役職や部署名の書き方

役職名や『さん』『様』『氏』などの敬称を統一するかどうかは、企業文化や業界によっても異なります。

議事録は正式なビジネス文書として扱われるケースが多いため、あらかじめ社内で推奨ルールを設定しておくと混乱が少なくなります。

訂正や修正が必要になった場合の対処法

会議内容の記載ミスや議題の追加などが発生した際は「誰が」「いつ」「どのように」修正したかを明確に残すことがポイントです。

誤った情報や議題の追加があった場合は、修正履歴を明確に残すルールを決めておきましょう。誰が何を修正したのかが分かるようにしておくと、後から責任の所在や変更履歴を確認しやすくなります。

議事録のタイトルはどうしたら良い？

タイトルは内容を一目で把握できるよう、「会議名＋日付」の形式が基本です。

例：「営業部定例会議 議事録（2025年4月25日）」

必要に応じて、会議の目的や関係部署を補足すると検索性や管理の面で有利になります。ファイル名との整合性も考慮しましょう。

議事録のフォーマットは社外用・社内用で分けたほうが良い？

議事録のフォーマットは用途に応じて使い分けることをおすすめします。

社内用は多少カジュアルでも構いませんが、社外用では「敬語表現」や「体裁の整った構成」が求められます。

たとえば、社外向けには「○○様ご発言」と丁寧な記述にし、社内用では「○○さん 発言要旨」程度に簡潔にまとめるなどの使い分けが実務上有効です。

議事録の取り方をマスターし、会議を円滑に進めよう

議事録は、会議の記録にとどまらず、組織全体の認識をそろえ、行動を促す重要な情報資産です。効率的で質の高い議事録の作成は、会議の価値を最大化することにもつながります。

本記事では、メモ術やテンプレートの活用法に加えて、Notta、YOMEL、Jamroll、ZMEETING、ailead、amptalk などの議事録作成支援ツールも紹介しました。

議事録の質を高めたい方や、会議後の対応に課題を感じている方は、ぜひこれらのツール導入を検討してみてください。

業務効率化や情報共有の仕組みづくりに関しては、ABKSSまでお気軽にご相談ください。