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導入事例
株式会社モモの時間様｜Dropbox

導入事例｜株式会社モモの時間様｜DropboxBusiness

担当者名：

業種：

従業員数：

HP：

古川　龍樹様

不動産の売買、コンサルタント業

5名（令和５年9月1日現在）

https://www.fudousan-kyoto.co.jp/

株式会社モモの時間様は、30年以上にわたり、京都を中心に不動産業界での信頼を築き上げてきました。真の不動産「スペシャリスト」として、お客様の様々な課題に対応しています。社名の「モモの時間」は、ミヒャエル・エンデの名作「モモ」にインスパイアされ、お客様との貴重なひとときを大切にするという強い願いを込めて命名されました。

導入の背景	書類管理は紙ベースがほとんどだった為、書類の保管・閲覧に不便さを感じていた
導入の決め手	システム担当者がいない為、トラブル発生時に気軽にプロに相談できるという安心感が決め手となった
導入後の効果	いつでもどこでもアクセスが可能になることで、場所を選ばず仕事ができるだけでなく、Dropbox上でファイルを一元管理することで、部署間の情報連携がスムーズになった

今回導入いただいたソリューション

DropboxBusiness（ドロップボックスビジネス）

クラウドストレージである「Dropbox Business」は、環境を単なる「ファイル置き場」にせず、社内・社外のチーム全員で効率的に仕事をするためのセキュアな「スマートワークスペース」です。社内や社外のチームで場所を選ばず、ファイルやデータを保管・共有し、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから共有フォルダにアクセスすることが可能です。

また、共有フォルダのファイルやデータを直接編集することや、削除したファイルを復元することが可能となります。チームで使うコンテンツを1 カ所に集約でき、普段使い慣れたツールで作業ができるため、大切な仕事に集中しできるようになります。

　　　DropboxBusiness の詳細情報　　　

導入のポイント

これまでどのような問題があったのでしょうか。

紙ベースでの書類保管に不便さと、リスクを感じていた

これまでは法務関連書類や物件資料、契約書類などの書類管理を紙ベースで行っており、これらの資料を確認するためには度々会社に戻る必要がありました。特に営業担当者は頻繁に外出し、最近では全国出張も増えてきているため、早急に解決しなければならないと感じていました。

また、データファイルも個人PCに直接保存するケースが多く、一部NAS（ネットワーク接続ストレージ）を利用していたものの、ハードの物理的損傷やデータ損失の不安は絶えずありました。

そしてコロナ禍によりこれらの課題が顕在化したことで、何か対策を講じなければと考えるようになったのです。

「DropboxBusiness」を知った経緯を教えてください

選定の基準とすべきポイントが分からず困っていたところ、タイミングよく提案があった

主要なクラウドストレージサービスをどのような基準で選ぶべきか検索してみましたが、適切な基準が分からず、選択を先延ばしにしていました。そんな折、エービーケーエスエスの営業担当に、私たちの課題を相談したところ、Dropboxが適しているとの提案を受けました。Dropboxは、非常に知名度の高いツールですので以前にも選択候補として調査したこともありました。

「DropboxBusiness」をご導入された決め手を教えてください。

トラブル発生の際、気軽に専門家に相談できる安心感があった

選定の大きな要因は、将来的な運用上の問題に迅速に対応してもらえると感じた点です。私の会社にはシステム担当者が不在で、システムの問題が発生した際には自分たちで対処しなくてはなりません。その期間中に他の業務が止まることや、人的な操作ミスによるデータ消失など、不測のトラブルへの不安は絶えずありました。

しかし、エービーケーエスエスには、以前PCの問題で何度か相談した経験があり、問題解決で頼りになると実感していました。専門家に委ねることで、時間というコストも節約できると考えています。

株式会社モモの時間古川様

「DropboxBusiness」導入後の成果を教えてください。

いつでもどこでもアクセス、外出先でもデータを確認できる

最も実感できる効果は、どこからでも様々な書類を確認できるようになったことです。特に全国での対応が求められる営業担当者の業務効率は、大きく向上していると思います。

以前は、書類は主に紙ベースで保管しており、契約書や法務関連の資料（物件資料、視察資料など）の確認のためには、必ず会社に戻らなければなりませんでした。

数年前に導入したNAS（ネットワークHDD）は、外部からの不正アクセスやハッキングのリスクを低減するのに外部アクセスを制限していたため、結果として会社外での作業が容易になるわけではありませんでした。また、NASは故障した際に修理や交換が完了するまでデータへのアクセスが制限されたり、人為的なミスによってデータを消却してしまうリスクもありました。

しかしDropboxの導入により、この不安も解消されました。Dropboxの導入後、当社の業務効率は大きく向上したように感じます。

Dropbox上でファイルを一元管理、部署間の情報連携がスムーズになった

Dropbox Businessの導入で、ファイルの一元管理が実現しました。顧客ごとの契約書や査定資料、物件の写真などは、一つのフォルダにまとめて管理できるようになりました。

ファイルの更新情報はリアルタイムで同期されるため、全員が最新のデータにアクセスできます。重複作業や情報の不一致を防ぐこともできます。以前は各PCにローカル保存されていたため、最新データの探索やダウンロードには大変手間が掛かっていたのですが、それも解消しました。

このようなDropbox Businessの効率的なファイル管理により、営業、事務、経理の各部署間での情報共有が格段にスムーズになりました。

不動産会社同士、お客様とのデータのやり取りの工数削減

近年はお客様の要望に応え、LINEを通じたコミュニケーションが増加していたのですが、実は書類をデジタル化する過程は非常に手間が掛かります。特に、紙の書類をLINEで送る場面では、複合機でスキャン、PCに転送、スマホでのダウンロードと送信という多くの手順を踏む必要がありました。また、スマホでの大容量の画像や動画をNASに保存するためには、毎回出社が必須となり、保存忘れも起きやすい状態でした。

しかし、Dropboxの導入でこれらの問題が大きく解消しました。スマートフォンやタブレットから簡単に情報へアクセスできるので、現地でのデータの確認や共有が容易になりました。Dropboxでの電子管理を始めて以来、煩雑だった手続きは大幅にシンプルになり、社内のデジタル化が加速しました。