文書管理システムとは？基本から導入メリット、おすすめ製品を分かりやすく解説
製造業や建設業では、図面や書類がプロジェクトの中心的な役割を果たします。
しかし、これらの書類はしばしば所在がわからなくなり、探すために多くの時間を費やしてしまうことがあります。そうした時に役立つのが文書管理システムです。
この記事では、文書管理システムの基本から導入メリット、おすすめ製品と実際の活用事例について紹介します。ぜひ最後までお読みください。
このような方におすすめの記事です
- 膨大な量の図面・文書管理に苦労
- 図面・文書をデジタル化したい
- 他社の図面・文書管理方法を知りたい
目次[非表示]
文書管理システムとは
文書管理システムとは、電子文書の保管・保存から活用、廃棄までを一元管理できるシステムです。
このシステムを導入することで、文書管理の目的である「文書の保管・保存」と「情報・ナレッジの有効活用」を実現し、「必要な文書を」「必要な人が」「いつでも」「どこからでも」「迅速に取り出して利用できる」ようになります。
主な機能は以下の通りです。
優れた検索機能（カテゴリー、タグ、全文検索）
バージョン管理機能
セキュリティ機能（アクセス制御、情報漏えい防止）
保管期間や更新日の管理機能（ライフサイクル管理）
ワークフロー機能（申請・承認プロセス）
マルチデバイス対応（PC/スマートフォン/タブレット）
図面管理にも活用できる
文書管理システムの中には、Office（Word、Excel、PowerPoint）、PDFなど様々な形式で作成されたデータだけでなく、CAD図面や完成図書、設計資料なども投入可能なツールもあります。
図面に関連するメタデータ（プロジェクト名、作成者、作成日、バージョンなど）も一緒に登録すると、検索や管理が容易になります。
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なぜ文書管理システムが必要なのか
紙を用いたアナログ管理には、このような問題があります。
- 必要な図面を探すのに時間と手間が掛かる
- 多数の図面の中から最新のものを探し出せない
- 保管場所が必要となる
- 管理方法が担当者に依存することで 属人化 してしまう
このような状況が常態化すると「業務停滞」や「属人化」などの問題に繋がりかねません。そこで必要とされるのが「文書管理システム」です。
導入メリット
こちらでは、文書管理システムを導入することでどのようなメリットが得られるのかご紹介します。4つのメリットは以下の通りです。
業務効率が向上する
文書管理システムにより、文書の検索、共有、更新が迅速に行えるようになり、業務のスムーズな進行と時間の節約が可能になります。
コストを削減できる
紙の文書に依存する必要がなくなり、印刷や保管にかかるコストが削減されます。また、デジタル化により、効率的な文書管理が実現します。
情報漏えいのリスクを低減できる
アクセス権限の設定や暗号化により、不正アクセスや情報漏えいのリスクを大幅に低減できます。安全な文書管理が可能になります。
リモートワークに対応しやすい
クラウドベースの文書管理システムを導入することで、どこからでも文書にアクセスできるようになり、リモートワークの効率化と柔軟性が向上します。
おすすめはDropbox
文書管理を効率化するためには、これら書類の「デジタル化」が重要なカギとなります。「デジタル化」したファイルを管理するには、クラウドベースのストレージソリューションと管理ソフトウェアを活用すると良いでしょう。
中でもおすすめなのが「Dropbox（ドロップボックス）」です。ここからは、図面・書類管理にDropboxを活用すべき理由について説明していきます。
Dropbox（ドロップボックス）とは
クラウドストレージである Dropbox (ドロップボックス) は、環境を単なる「ファイル置き場」にせず、社内・社外のチーム全員で効率的に仕事をするためのセキュアな「スマートワークスペース」です。社内や社外のチームで場所を選ばず、ファイルやデータを保管・共有し、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから共有フォルダにアクセスすることが可能です。
また、共有フォルダのファイルやデータを直接編集することや、削除したファイルを復元することが可能となります。チームで使うコンテンツを1 カ所に集約でき、普段使い慣れたツールで作業ができるため、大切な仕事に集中できるようになります。
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活用すべき理由
クラウドベースのアクセス
Dropboxはクラウドストレージサービスで、インターネット接続さえあれば、世界中どこからでもアクセス可能です。この機能により、オフィス外でも書類や図面に簡単にアクセスでき、モビリティと柔軟性が大幅に向上します。
共有とコラボレーションの容易さ
Dropboxはファイル共有を非常に簡単にすることで知られています。ユーザーは共有リンクを通じて、外部の関係者と文書や図面を簡単に共有できます。さらに、リアルタイムでの共同作業もサポートされており、チームワークと生産性の向上に寄与します。
また、Dropboxは大容量のストレージオプションを提供しており、数多くの高解像度の図面や大量文書の保存に適しています。さらに、さまざまなデバイス（PC、スマートフォン、タブレット）との互換性があり、幅広いファイル形式（PDF、CAD図面など）をサポートしています。
バージョン管理
Dropboxにはファイルのバージョン履歴機能が備わっており、過去のバージョンのドキュメントや図面に簡単にアクセスし、必要に応じて復元することができます。この機能は、ファイルの誤った上書きや失敗を防ぐために役立ちます。
高いセキュリティ
Dropboxはデータの暗号化、二要素認証、アクセス権限の管理など、強力なセキュリティ機能を提供しています。これにより、機密文書の安全性が保たれ、企業や個人ユーザーが安心して利用できます。
Dropboxを活用した事例
こちらではDropboxを活用した社内文書管理の事例をご紹介しております。
Dropbox を無料で試すなら
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おわりに
本記事では、図面・文書管理のポイントを解説してきました。
製造業や建設業では、図面や書類が重要な役割を果たす一方、適切な管理がなければ大きな時間とコストの損失リスクが伴います。近年では、紙ベースの管理方法からデジタル化へ移行しつつありますが、そこにはデータの移行、古い書類のデジタル化、さまざまな形式の統合など、数多くの課題に直面することがあるでしょう。
そのような方には、図面・文書管理をスムーズに進めるために必要な機能を備えたクラウドストレージサービス 「Dropbox」がおすすめです。ご検討中の方は、30日間の無償トライアルをご用意しておりますので、ぜひお試しください。
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