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導入事例
プラグイーズ様

導入事例｜プラグイーズ合同会社様｜Dropbox

担当者名：

業種：

従業員数：

HP：

代表社員　土橋英輔様

コールセンターを中心としたマーケティングまわりのオペレーション実行

5名（令和５年11月1日現在）

https://www.plugease.jp/

「各種マーケティング・アクティビティ」を様々に連携させることで、お客様と共に考える最適なオペレーションを構築し、それらのオペレーションを遂行する事で「業務効率のアップ」や「結果を出すためのセールス活動」を導くサポートを実施されています。営業支援オペレーション、業務支援オペレーションなど、多岐にわたるご支援実績があります。

導入の課題	バックアップ作業に要する多大な労力・時間の削減と、安全なファイル管理体制を整備すること
導入の決め手	Dropboxは最高水準のセキュリティ機能を備え、削除したファイルを復元可能できるなど便利な機能も充実していた
導入後の効果	月10時間以上かけていたバックアップの時間をほとんど無くすことに成功。コールセンター業務で使用するデータを案件別で一元管理できるようになった

今回導入いただいたソリューション

Dropbox（ドロップボックス）

クラウドストレージである「Dropbox」は、環境を単なる「ファイル置き場」にせず、社内・社外のチーム全員で効率的に仕事をするためのセキュアな「スマートワークスペース」です。社内や社外のチームで場所を選ばず、ファイルやデータを保管・共有し、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから共有フォルダにアクセスすることが可能です。

また、共有フォルダのファイルやデータを直接編集することや、削除したファイルを復元することが可能となります。チームで使うコンテンツを1 カ所に集約でき、普段使い慣れたツールで作業ができるため、大切な仕事に集中しできるようになります。

Dropbox の詳細情報

導入のポイント

これまでどのような課題があったのでしょうか。

バックアップ作業に要する多大な労力・時間の削減と、安全なファイル管理体制を整備することです。

以前はファイル管理システムとしてNASを使用しており、ファイルの安全性を保つため定期的なバックアップが欠かせなかったのですが、この作業に要する多大な労力と時間が問題となっていました。

このプロセスは私（土橋様）が全て手動で行っており、ファイル数が多いためバックアップに時間がかかり、毎週金曜日に2～3時間を費やしていました。作業時間やバックアップの周期は不規則でしたので、状況によっては作業が翌日にまで及ぶことも少なくありませんでした。

また、NASがファイル共有ツールのように扱われていた実態もありましたので、保存や共有など安全なファイル管理体制を整備する必要性もありました。

プラグイーズ土橋様

「Dropbox」を知った経緯を教えてください

データ移行に要する時間や人員について悩んでいたところ、エービーケーエスエスから提案がありました

2023年5月の会社移転を機にクラウドストレージサービスを導入したいと考えており、私は複数のツールを比較検討していました。ですがその一方で、既存ファイルサーバーからデータを移行するための「時間や人員の確保」も気がかりでした。

その最中、エービーケーエスエスの営業担当者から「エービーケーエスエスなら専門の技術チームによるサポート体制が整っているので『既存のファイルサーバーからのデータ移行』が丸ごとお任せできる」と提案がありました。
また、私たちの企業規模ならDropboxが費用対効果の面でメリットが多いということも分かり、間を置かず具体的な検討に入ることになったのです。これなら、2023年5月の会社移転に合わせてDropboxを導入し、ファイルサーバーのクラウド化を実現できると確信したのを覚えています。

ツール選定が完了してからのデータ移行は、あっという間すぎて拍子抜けするほどスムーズに進み、2023年5月には予定どおり新ファイルサーバーの本格稼動を実現できました。早い段階で専門業者に相談し支援を依頼したのが良かったのだと考えています。

エービーケーエスエスで対応可能な支援内容

「Dropbox」をご導入された決め手を教えてください。

「削除したファイルを復元可能できること」「優れたセキュリティ機能」が決め手となりました。

まずは「削除したファイルを簡単に復元できる」という点です。Dropboxは、消去したファイルも30日間は復元が可能なので専用のツールを使用しなくても自分で簡単に復元できます。誤って重要なファイルを削除してしまった、あるいは間違って編集してしまった等の不測の事態にも備えられます。

そしてもう一つは「優れたセキュリティ機能」です。私たちはコールセンター事業を展開しており、その過程で個人情報を扱うため、情報セキュリティには特に細心の注意を払う必要があります。そのため対応履歴データなどは全てクラウド上で管理することで、運用上のセキュリティ強化を図りたいと考えていました。

その点でDropboxは、私たちに最適なレベルのセキュリティを備えたツールの最適解であると思います。2段階認証、ユーザーとデバイスの管理、ゼロ知識暗号化を採用したパスワードマネージャー、対応者ごとの権限付与が容易に設定できる点など、セキュリティ機能が充実していますので、日々顧客情報が増え続けても安心して対応できると思います。

「Dropbox」導入後の成果を教えてください。

月10時間以上かけていたバックアップの時間をほとんど無くすことに成功しました

Dropboxによる運用を開始してからは、バックアップにかかる手間や時間の大幅削減に成功しました。Dropbox フォルダにファイルを保存するとモバイルデバイスと自動的に同期され、バックアップしたファイルにはいつでもどこからでもアクセスできるので、在宅勤務や出張時にも役立っています。

これまでのバックアップ作業では、ローカルに保存されているデータを手動でNASに移動させていました。ファイルの数が多かったため、バックアップに毎週金曜日に2～3時間ほど要していました。またバックアップの速度が遅く、ファイル権限を一括変更した際にシステムが停止するといったこともありました。運用面で不便に感じることが多かったので、それらが解消して良かったです。

コールセンター業務で使用するデータを案件別で一元管理できるようになった

Dropboxによる成果としてもう一つ挙げられるのは、コールセンター業務で使用するデータを案件別で管理できるようになったことです。Dropbox上に作られた案件別ファイルには、主にコールログ（音声データ）が自動投入される仕組みとなっています。PCにデータが残ったままになる心配がなくなりましたし、わざわざ投入する手間も省けました。kintoneには顧客情報、コールスクリプト、会社資料、勉強会資料などを保存しています。こちらと併せて運用していくことで、コールセンター業務に必要な情報を一元管理することに成功しました。

当社ではコールセンター業務を在宅で行うことを許可しているのですが、その際はセキュリティ対策としてPC端末にデータを残さないことを条件にしています。Dropboxには必要なファイルが案件ごとに保管されており、自宅からもアクセスできるので、オフィスにいるのと変わりなく対応することができます。

ローカル保存された大量のデータを一掃することで、セキュリティ面で理想的な運用体制を実現

現在、全てのファイルをDropboxに保存することで、PC端末には一切の情報を残さない運用に成功しました。これにより、ローカルに保存されたデータによるPCの圧迫や動作遅延の心配がなくなり、セキュリティ面でもより安全にデータを保管できるようになりました。

これまで、コールセンター業務に従事する社員のPC端末には、数万件の個人情報、通話時の音声データ、コールスクリプト、会社資料、勉強会資料などが保存されていました。これらのデータにより、PCのパフォーマンスが低下し、動作が遅くなるなどの問題が発生し、セキュリティ上のリスクも懸念されていました。

またマーケティングコンテンツ制作事業では、動画制作、ウェブサイト構築、チラシやパンフレットなどの制作も手掛けています。これには、Illustratorをはじめとする大容量のデータのやり取りが頻繁に含まれます。

このような場合には、Dropboxのトランスファー機能を活用しています。100GBまでの大容量ファイルを一式にして送信することができる機能です。いつでもどこでもデータを確認できること、修正指示の履歴を残せること、写真などの大容量データも共有できることなど多くのメリットがあり便利です。

プラグイーズ合同会社様の業務内容について教えてください。

コンタクト発掘から始める、インサイドセールス・アシスタントコール

当社は「BtoBマーケティングプロセス」のカスタマイズされたアウトソーシングサービスを提供しており、特にテレマーケティングの分野で顕著な成果を上げています。

コロナ禍では、オンライン中心のマーケティング・オートメーションが成長した一方、同時に人による温もりある対応のニーズも少なくありませんでした。アフターコロナで、対面によるビジネスイベントが再注目されるようになると「デジタルマーケティング」と「テレマーケティング」の生きた対応を同時に求められるシーンが増えてきました。

「テレマーケティング」の役割が再評価され始めると、以前の「営業目線」のアプローチである『アポ取りコール』ではなく、「顧客目線」に立った、正確な担当者情報と顧客の状況を把握するためのコールが重要視されるようになりました。

私たちの会社は、常にお客様の目標達成を最優先として事業を展開してきました。この新しい動向は、私たちにとって大きな機会です。お客様のインサイドセールスをサポートするために、適切な担当者を特定し、必要な情報を収集する「聴収型コール」を通じて、お客様インサイドセールスの「お膳立て」ナレッジも蓄積してきました。今後は、更に解像度の高い情報を聴収できるよう努めて参りたいと考えております。