属人化を解消するには？原因とデメリット、解消方法とおすすめ製品
製造業において、業務属人化が進行している現場でお困りではありませんか？
ベテラン社員への依存が高まると、若手社員の育成が阻害され、リスク管理が難しくなり、効率的な運営が困難になります。
属人化が進むと、特定の担当者の休暇や退職時に大きな支障が生じ、生産性の低下やミスの発生が増加する可能性があります。そのため、業務の属人化を解消することが急務です。
本記事では、製造業向けに業務の属人化を解消し、ベテラン依存から脱却する方法と、具体的かつ効果的なツールなどを詳しく解説します。
このような方におすすめの記事です
組織の業務プロセスを見直したい
「コスト削減」「業務効率化」の方法を探している
アナログ管理から脱却したい
組織の「属人化」が進んでいる
目次[非表示]
属人化とは
属人化とは、社内で特定の業務や作業をできる人が限定されている状態のことを指します。
属人化が起こると、他のメンバーはその業務に詳しくならず、新人や若手社員が成長する機会を失い、組織全体の知識やスキルといったナレッジが蓄積されません。
このような事態は多くの企業において日常的に見られる問題です。結果として、業務の効率性や組織の柔軟性に悪影響を及ぼすリスクが高まります。
属人化のメリット・デメリット
属人化によるメリットとデメリットそれぞれに目を向け、属人化がどのような影響を与えるか考えてみましょう。
属人化のメリット
最近はネガティブな意味合いで使用されることの多い”属人化”ですが、実はメリットもあります。特定の業務について高い効率と精度を維持できる点です。
特定の業務を長期間担当してきた人が持つ専門性の高いノウハウや知識は、その業務において非常に重要な資産となるでしょう。
また、問題解決の速度が早まり、ミスも減少するので顧客満足度が向上します。
属人化のデメリット
属人化のデメリットは多岐にわたりますが、その中でも製造業において特に重要なものを３つ挙げます。
①若手が育たない
業務が属人化するとスキルや知識が特定の個人に偏るため、若手が育ちにくくなります。業務手順が共有されない場合、新入社員が独り立ちするまでに時間がかかり、新たな技術を学ぶ機会も減少します。
このような環境では、若手社員のモチベーションが低下し、結果的に組織全体の成長や生産性の向上にも悪影響を及ぼします。
②効率性の低下
特定の個人に依存することで、その人の不在時などに対応が遅れたりミスが発生し、効率性が低下します。これは、製造業において特に重大な問題です。
③価格・時間的コストの増大
調達部門で属人化が起こると、サプライヤの選定が担当者によって異なり、調達原価が増大する可能性があります。
また、設計部門では類似図面を探すのに時間がかかったり、見つけられず新図を作成することになったりと時間的コストもかかります。
属人化の主な原因
製造業において属人化が進行する主な原因を理解することで、効果的な解消方法を見つけることができます。属人化の主な原因を３つ紹介します。
①ベテラン依存の組織体制
ベテラン社員が多くの業務を担い、意思決定やノウハウを独占している場合、若手社員の成長と業務の標準化が難しくなります。
過去の図面を参照するために、ベテラン社員以外が対象図面を網羅的に探せない、探すのに時間がかかる、といったことが起こります。
ベテラン社員が退職や病気で不在になると引き継ぐ後任はその業務を迅速かつ正確に遂行するのが困難です。これにより、組織全体の効率性や生産性が低下するでしょう。
②業務が平準化されていない
各個人のスキルや経験に過度に依存しているため、特定の人物しかその業務を遂行できなくなります。
例として、特定のベテラン社員しか操作できない機械や、特定の社員だけが知識を持つプロジェクトの管理などがあります。そうなると個々の従業員の負担が増加しやすくなります。
③紙ベースのアナログ管理
紙での管理はデータの更新や共有が困難であり、特定の個人が情報を把握している状況が起こりやすくなります。
製造業において、マニュアルや作業指示書が紙ベースで保管されている場合も、担当者が不在の時に他のスタッフが情報にアクセスするのが難しくなります。
その結果、業務が滞り、生産効率が落ちるかもしれません。
属人化を解消する４つの方法
属人化を解消する方法を４つ紹介します。これらのポイントは、業務の効率化や組織の健全化に役立ちます。
①業務の可視化
業務の可視化は、属人化を解消するために重要なステップです。一人ひとりがどのような業務を行っているかが明確になり、業務のボトルネックや無駄を発見しやすくなります。
製造業では業務フローをフローチャートで可視化し、誰がどの工程を担当しているかを明示することで、担当者が不在でも他のスタッフが業務をスムーズに引き継ぐことができます。
「業務の方法」を均一にするためマニュアルを作成し業務標準化を目指すのもおすすめです。
②仕組みの簡素化
複雑な業務プロセスは、一部の経験豊富なスタッフに依存することが多いので、若手社員にとって学びにくい環境になっているかもしれません。
仕組みをシンプルにすれば、新人でも理解しやすく、全員が均一に業務を遂行できます。手順書や標準化されたワークフローに統一することで、迅速に業務に取り組めるでしょう。
動画マニュアルや視覚的なフローチャートも効果的です。
③権限や業務の分散化
属人化の改善策として、業務の責任を複数に分散させることも効果的です。複数の従業員が責任・権限を持つことで、担当者が不在でも他の責任者が代わりに対応できるため、業務の停滞を防ぐことができます。
④情報共有しやすい仕組みやツールを整備する
情報が迅速かつ正確に共有されることで、担当者間のコミュニケーションが円滑になり、業務全体の流れがスムーズになります。また、ミスの減少にもつながります。
例えば、クラウドベースの管理ツールを導入することで、リアルタイムでの情報共有が可能になります。
適切な仕組みやツール を使用することで、必要な情報にすぐにアクセスし、最新の進捗状況を把握できます。
特に、製造業など複数の担当者が協力してプロジェクトを進める現場では、情報の偏りやばらつきが発生するかもしれません。
そのため、適切なツールの導入と運用をすることで、情報共有のプロセスが全社的に改善されるでしょう。
属人化を防ぐには CADDi がおすすめ
製造業における属人化の解消に悩んでいる企業には、CADDi DRAWER（キャディ ドロワー）の導入をおすすめします。業務の効率化と情報の一元管理を実現し、ベテランに依存せずとも品質の高い業務運営が可能になります。
CADDi DRAWER とは
CADDi DRAWER（キャディ ドロワー）は、独自画像解析アルゴリズムを用いたクラウドベースの図面データ管理ツールです。
製造業の重要データである2D図面を自動で解析し、構造化されたデータに変換して蓄積します。高精度の類似図面検索機能を提供し、設計、調達、生産部門のコスト削減と効率性向上を実現します。
類似図面検索
独自の画像解析アルゴリズム（特許出願中）による、形状が類似する図面を検索。形状の特徴から類似図面を登録図面全体から検出し表示します。また差分なども表示されます。
類似した図面を簡単に見つけ出すことで、新しい図面を作成する時間や手間を削減。過去のベストプラクティスを再利用することが可能になります。
例えば、昨年度製造した部品の図面が必要な場合、類似図面をすぐに参照することができるので設計の手戻りが減少します。
設計部門で
図面番号が異なる場合でも、加工実績のある図面や類似図面に容易にたどり着けます。大量のファイルやPDFから記憶を頼りに図面を探す手間が省け、目的の図面探索時間を短縮できます。
調達・購買部門で
ベテランも新人もスピーディに同一情報にアクセス可能で 、手配部品の情報探索時間を短縮できます。
図面自動解析
登録した図面内のテキスト情報（部品名 / 材質 / サプライヤー等）をデータ化、すぐに検索できます。また、読み取ったテキスト情報はエクセルでも出力可能です。
設計部門で
AIにより図面上に書かれた手書き文字も含めて検索できます。キーワード検索が可能になり、探し出す時間も大幅に減少。流用図面の参照により、設計工数の削減や、部品の標準化を実現します。
発注実績自動紐づけ
発注実績データをCSV等で一括登録すると、図面の属性値をキーとして図面と自動紐づけを行うこが可能です。図面と合わせて発注価格とサプライヤーの情報をまとめて参照できます。
調達・購買部門で
図面ごとに発注情報（サプライヤーの社名や金額など）も自動で関連付け可能なので、大量のファイルやPDFから記憶を頼りに図面を探すことがなくなります。経験の浅いメンバーでもサプライヤーが選定できるようになるため、属人化解消に役立ちます。
CADDiによる解決事例
装置機械のメンテナンス効率化
背景：多くの装置機械や工作機械では、現役で稼働しているにも関わらず、手書きの紙図面が主流といわれます。そのため 部品が破損した場合、これらの機械に関する専門的な知識がないと、メーカーへの部品手配が非常に困難になります。
解決：まずは手書きの紙図面をデータ化し、保管します。CADDi DRAWER なら 品名や材質をキーワードにした検索や類似図面検索が可能なので、検索時間の短縮と社内フローの効率化が期待できます。
サプライヤ選定の指標に
背景：高齢化に伴い、加工職人の退職やサプライヤの閉業が増加しており、調達・購買部門は新たなサプライヤ選定に迫られています。
サプライヤー選定には技術力、納期遵守、価格競争力などの要素を考慮し、最適な企業を見つけ出す必要がありますが、担当者の記憶頼りになっていることが多くあります。
解決：CADDi DRAWER なら、類似図面の製作実績を基にしたサプライヤー情報の分析・比較が可能です。データ駆動型の適切なサプライヤ選定ができるようになり、調達業務の属人化も防止できます。
もっと活用例を詳しく知りたい方へ
CADDi DRAWERの基本情報や活用事例、ユーザー様の声などが網羅されたご紹介資料はこちらからダウンロードいただけます。
おわりに
本記事では、製造業における属人化のリスクと解決方法について解説しました。
紙ベースの管理が主流となっているため、業務の標準化が上手くいかず、ベテラン依存の組織体制となっていることが原因の一因として考えられます。
解決のためには「デジタル技術の活用」「情報の一元化」「過去データの活用」がポイントになります。ここで役立つツールとしてはCADDi DRAWERがおすすめです。発注情報の紐づけや、類似図面の自動検出などの機能により、アナログ管理の脱却に貢献してくれます。
ご検討中の方は、無償トライアルをご用意しておりますので、ぜひお試しください。
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