RPAとは？意味や活用事例、メリット・デメリット、主要ツールまで紹介
RPA（Robotic Process Automation）は、ソフトウェアロボットを活用して定型業務を自動化する技術です。人が行っていたパソコン作業を代替し、効率化や生産性向上を実現します。
本記事では、技術的背景や活用事例、導入するメリット・デメリット、主要なRPAツールの紹介など、RPAについて総合的に解説します。
このような方におすすめの記事です
- RPAの基礎について学びたい方
- RPAの導入を検討している方
- 生産性向上やコスト削減を目指す方
- 業務プロセスの自動化に関心のある方
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RPAとは？
RPAとは、Robotic Process Automation - ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、人間がコンピューター上で実施している定型的な操作をソフトウェアロボットに代行させる技術の総称です。
具体的には、データ入力やシステムへのログイン作業など、一定のルールに従った反復作業を自動化できます。
プログラミングスキル不要でロボットのシナリオを作成できるツールが増えたことから、企業のバックオフィスから現場業務まで幅広く活用されるようになりました。
ヒューマンエラーが起きやすい細かな事務処理をRPAに任せることで、ミスの削減と作業速度の向上が期待できます。
RPAの仕組みと技術
RPAは、人が行うパソコン操作をソフトウェアロボットに記録・再現させ、繰り返し作業や定型業務を自動化する技術です。あらかじめ設定した操作手順をソフトウェアロボットが模倣する形で業務を実行します。
具体的にはGUI上のクリックや入力、データ転記などをシナリオ化し、バックグラウンドで高速かつ正確に実行します。
システム統合やマクロ開発と異なり、既存のアプリケーションを大きく変更する必要がないため、比較的短期間かつ安価に導入できる点が特徴です。
RPAには複数のツールが存在し「GUI操作でロボットを作成するタイプ」や「クラウドベースで管理が可能なタイプ」など、さまざまな技術的アプローチがあります。
AIのような学習・推論機能は必須ではありませんが、高度化したRPAにはOCR機能や機械学習を取り入れ、より複雑なデータ処理にも対応できるケースが増えています。
RPAの種類
RPAには大きく分けて「サーバー型」「デスクトップ型」「クラウド型」があります。
サーバー型は集中管理に優れ、大規模運用やセキュリティ重視の企業向け。デスクトップ型は個々のPC上で実行し、小規模導入がしやすい特徴があります。
クラウド型はインターネット経由で利用でき、柔軟なスケーラビリティやメンテナンス負荷の軽減が魅力で、コストやアップデートの面でもメリットが大きいです。
導入目的や運用規模に応じて、最適な形態を選ぶことが重要です。
RPAが注目される背景
技術的には以前から存在していたRPAですが、近年労働力不足や生産性向上の必要性から急激に注目を浴びるようになりました。こちらではRPAが注目されるようになった背景について説明していきます。
少子高齢化と労働人口減少
日本をはじめとした先進国では、少子高齢化により働き手が減少する傾向が強まっています。
これにより、企業は限られた人員で業務をこなさなければならないため、定型業務をRPAで自動化し、人手が必要な職務にリソースを集中する必要があります。
このような労働力不足の問題を背景として、RPAが不可欠な存在となりつつあります。業務の自動化によって、企業は時間とコストを削減し、高付加価値業務に取り組む体制を強化できます。
働き方改革の推進
働き方改革が注目を集める中、長時間労働の是正や効率的な業務プロセスの構築が求められています。RPAを導入することで、担当者の作業時間を大幅に削減でき、残業時間の抑制などの効果が期待されます。
また、定型業務から解放されることで、社員は創造性が求められる業務や対人コミュニケーションが重要なタスクに集中しやすくなります。結果として、職場満足度の向上にもつながるでしょう。
DXの促進
業務プロセスのデジタル化を進める出発点として、RPAはDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の重要な手段の一つです。
従来の紙ベースや手動入力のプロセスを見直し、RPAを活用した自動化を進めることで、データ活用の幅が大きく広がります。
これにより、業務フローに蓄積されたデータをAI分析やBIツール（ビジネスインテリジェンスツール）と組み合わせ、さらに高度な業務改革へつなげる取り組みが可能になります。
DXを推進する企業にとって、RPAは不可欠な存在といえるでしょう。
RPAとAIの違い
RPAはあらかじめ定義したルールやシナリオにもとづいて業務を自動化するのが最大の特長です。
一方、AIはビッグデータを活用し、自ら学習・推論して精度を高めていく点に強みがあります。
例えば、RPAは書式の決まったデータ入力や繰り返し操作に向いていますが、判断が難しい非定型業務には対応が難しい場合があります。
ここでAIのパターン認識や自然言語処理を組み合わせると、自動化の対象をさらに拡大できる可能性があります。
RPAとExcelマクロ機能の比較
Excelマクロは、Excel内での作業を自動化するための機能です。
単に表計算や集計業務に限られる一方、RPAはWebブラウザや他システムをまたいだ操作まで自動化できる柔軟性を持っています。
また、ExcelマクロはVBAなどのプログラミング知識が必要になるケースが多いですが、RPAツールはノーコードやローコードの操作画面を備えており、現場担当者でも比較的簡単にシナリオを作成可能です。
この柔軟性により、RPAは企業が利用する基幹システムやクラウドサービスとの連携にも強みを発揮し、幅広い業務領域で導入が進められています。
RPAの主な機能と特長
RPAツールのコアとなる機能は「操作の記録」と「実行」です。
ユーザーがパソコンで行う手順をツールが記録して、必要なタイミングで実行してくれます。これにより、データ入力や書類作成など反復作業の効率化を図ることができます。
さらに、シナリオやワークフローの編集機能を活用すれば、運用の途中で新たな処理ステップを追加したり、業務手順の変更にも柔軟に対応することが可能です。
ロボット（シナリオ）作成と編集機能
RPAツールは通常、GUIベースのフローチャートやドラッグ＆ドロップ操作でロボット（シナリオ）を作成できる機能を提供しています。
これらは現場担当者でも直感的に作業できるため、開発のハードルが下がります。
さらにシナリオ作成時に画面キャプチャやアクションが視覚化されるため、チーム内での共有が容易になります。結果として、担当者の入れ替わりがあってもシナリオを引き継ぎやすい環境が作れます。
ロボット（シナリオ）実行機能
一度作成したロボットは、指定した時間や条件に合わせて自動的に動作させることが可能です。
例えば、夜間にバッチ処理としてレポートを作成し、翌朝の会議に間に合うように出力しておくといった使い方もできます。
実行ログやエラーの通知機能を備えるツールも多く、担当者のフォローアップ業務も大幅に削減可能です。こうした高い自動化性能が、RPAの導入を後押ししています。
RPAができること・できないこと
RPAが得意とするのは「決められたルールに従う作業」です。データの入力や転記、複数システム間でのデータ連携などは、RPAの力が最も発揮される領域です。
一方で、判断力や創造性を必要とする業務には不向きな場合があります。
導入前に自社の業務プロセスを俯瞰して、自動化が適している部分とそうでない部分をしっかり切り分けておくことが大切です。
RPAができること（得意な業務）
データのコピー＆ペーストやレポート作成など、ルールが明確で繰り返しの多い作業の自動化に最適です。
特に複数システムを行き来して同じデータを転記するような手順は、時間も手間もかかるため、RPAを導入することで大きな効率化効果が期待できます。
また、入力作業がミスなく短時間で完了することで、業務品質が向上する点も大きなメリットです。属人的になっていた業務の標準化にも一役買うため、組織全体の生産性アップが期待できます。
RPAができないこと（苦手な業務）
柔軟な判断が必要な業務や、曖昧な言葉の解釈が必要なコミュニケーション業務はRPAの得意分野ではありません。
例えば、顧客との交渉やクリエイティブなアイディアを要する業務は人間による対応が欠かせます。
また、頻繁に手順が変わる業務や、入力データのフォーマットが不定期に変化する業務では、ロボットのシナリオを都度更新する手間が増えます。
こうした事情から、RPA化が難しい領域は適宜AIなどと組み合わせることも検討が必要です。
RPAの活用分野と事例
RPAは単なる事務作業だけでなく、多様な業界や部署で応用されています。
特に定型的なバックオフィス業務が多い経理・総務領域では高い効果を発揮できるでしょう。
さらに、医療や金融、製造などでも、独自の標準手順や厳格なルールが設定されている業務が数多くあるため、RPAによる自動化がより一層進めやすい傾向にあります。
バックオフィス業務の改善
経理では「仕訳入力」や「請求書発行」、総務では「勤怠管理」や「書類作成」など、煩雑な作業が多く存在します。
このような業務はRPAを取り入れることで、担当者の作業時間が短縮されるだけでなく、人為的ミスも減らせます。
バックオフィス部門は作業ルールが明確になりやすいため、RPAのシナリオを構築しやすい利点があります。その結果、他部門への良い影響やノウハウ展開も期待できるでしょう。
医療、金融、製造業などへの展開
医療現場では「患者データの入力」や「膨大なレポート作成」が必要であり、金融業界では「複数システム間の照合」や「報告作成」が日常的に発生します。こうした業種は、定型的なプロセスが多く、RPAとの相性が良いとされています。
製造業においても、「生産管理システムへのデータ登録」や「品質管理レポートの作成」など、多くの場面でRPAが活用され始めています。
その中でも、製造現場での品質管理を効率化するための「検査表システム」は、RPAの導入効果をさらに高める重要なツールとして注目されています。
AIとの連携による新たな可能性
近年では、AIの画像認識や自然言語処理と連携させる事例も増えています。
例えば、OCRで紙の文書をデジタルデータに変換し、不定型な書類でもスムーズに取り込み、それをRPAで処理するといった高度な自動化が実現可能です。
こうした先進的な連携により、定型業務と非定型業務の境界が徐々に解消され、より高度なタスクにも自動化が広がっています。
RPA導入のメリット
業務効率化と人的ミスの削減
RPAは、人間が手作業で行うとどうしても発生するヒューマンエラーを減らすことが可能です。
特に「数字の間違い」や「入力ミス」などは顕著に減り、そのまま品質向上につながります。
また、作業スピードも劇的に向上するため、同じ時間でより多くの業務をこなせるようになります。これにより、従業員が付加価値の高い仕事に集中できるようになり、組織全体の生産効率が上がるでしょう。
生産性向上とコスト削減
RPAを活用すると、それまで人手がかかっていた業務が自動化されるため「残業時間の削減」や「人件費の抑制」といったコストメリットがあります。
1回の導入費用はかかりますが、効果が大きい業務に適用すれば早期に投資回収を見込めます。
また、生産性が向上すれば企業全体の競争力が高まり、受注拡大や品質向上にもつながる好循環を生むことができるでしょう。
属人化解消の促進
特定の担当者だけが詳しい業務やノウハウは、組織運営においてリスクとなる場合があります。
RPAで業務フローを定型化し、ロボットに作業を取り込むことで、属人化を解消する効果が期待できます。
属人化を解消することで、担当者が異動や退職した際にも業務が滞りにくくなり、企業が長期的に安定して事業を継続できる体制を作りやすくなります。
RPA導入のデメリットおよび注意点
初期導入コストの課題
RPAツールのライセンス料や開発支援費用、教育研修の費用など、初期段階である程度のコストが必要になります。小規模企業や予算が限られている場合は、この初期投資をどう回収するかが大きなテーマとなります。
しかしながら、正しい業務選定を行えば短期間で投資効果が得られることが多いのも事実です。ROIを意識しながら導入範囲や段階を検討することが重要です。
適用できない業務の存在
判断や創造性が求められる業務にはRPAは向いていません。
また、頻繁に内容が変わる業務へ無理に適用すると、ロボットシナリオの更新に手間とコストがかかり逆効果になる恐れもあります。
導入候補となる業務はルールが一定かつ繰り返し作業が多いかどうかを見極めることが欠かせません。
運用管理が求められる点
RPAを導入した後も、シナリオのバージョン管理やエラー発生時の対応など、運用面での管理が必要です。システムアップデートや業務フローの変更に合わせて、ロボットの修正が随時発生します。
運用担当者を明確にし、定期的にロボット動作をチェックするルールを設けることで、長期的な運用コストを抑えながら安定稼働を実現できます。
主要なRPAツール5製品の比較
こちらでは国内で人気のある主要なRPAツールを5製品紹介します。
- UiPath
- Automation Anywhere
- Blue Prism
- RoboTANGO
- Coopel
その他の製品についてはこちらの記事も参考にしてください。
UiPath
UiPathは、UiPath Inc.が提供するRPAツールで、幅広い業務の自動化が得意で、特にデータ入力、文書処理、アプリケーション間連携などに強みを持ちます。
豊富なアクティビティライブラリとコミュニティによるサポートが充実しており、世界中の企業で広く採用されています。また、無料版の「UiPath Community Edition」も提供しており、小規模なプロジェクトや学習用途にも利用できます。
Automation Anywhere
Automation Anywhereは、Automation Anywhere, Inc.が提供するRPAツールで、複雑な業務プロセスの自動化に強みを持ち、データ処理やアプリケーション連携に適しています。
クラウド対応のRPAツール「Automation 360」を提供しており、クラウド環境でのRPA導入に強みを持っています。また、Bot Storeというマーケットプレイスで、様々なボットやテンプレートを購入・利用可能です。
Blue Prism
Blue Prismは、Blue Prism Limitedが提供するRPAツールで、エンタープライズレベルの業務プロセス自動化、特に大規模な組織での展開に最適です。
業界初のRPAツールの1つであり、特に大企業での導入実績が豊富です。セキュリティ機能やガバナンスに優れており、金融機関や医療機関での利用が多いです。
RoboTANGO
RoboTANGOは、スターティアレイズ株式会社が提供するRPAツールで、データの入力や集計、業務プロセスの自動化などに適しています。
国産RPAツールとして、日本の企業文化に合ったカスタマイズが可能で、日本語のサポートが手厚く、国内企業での導入が進んでいます。
3週間のトライアルプランがRPA作成フォロー付きでお試しいただけます。詳しくは資料をご覧ください。
Coopel
Coopel（クーペル）は、株式会社Coopelが提供するRPAツールで、単純作業や繰り返し作業の自動化、特にデータ処理や業務フローの自動化に適しています。
ほかのツールと比較すると導入コストが低く、手軽に導入できる点が特徴です。操作が簡単で、ITスキルの少ない従業員でも利用しやすいよう設計されています。
無料トライアルはクレジット情報不要で気軽に試すことができます。
RPAの選定ポイント
RPA導入に成功するためには、目的や運用体制に合ったツールを選ぶことが重要です。
RPAツールによって得意分野やコスト構造が異なるため、自社の業務内容やITインフラに合ったものを選定する必要があります。導入後の運用体制やサポートを視野に入れた長期的なシミュレーションも大切です。
また、POC（概念実証）で小規模にテスト導入し、問題点を洗い出してから本格展開するプロセスを踏むことで、失敗リスクを小さくできます。
自社に合ったツールの選び方
まずは 導入の目的を明確にし、必要とする機能をピックアップするところから始めましょう。
そして複数のRPAツールを比較検討し、それぞれの導入効果やサポート体制、費用感を見極めることが重要です。自社の業務フローや既存システムとの連携方法を整理しておけば、適合度の高いツールをよりスムーズに選べるでしょう。
クラウド型かオンプレミス型か
クラウド型は初期コストを抑えやすく、拡張もしやすい反面、ネットワークに依存する側面があります。オンプレミス型は自社サーバーで運用するため、ネットワーク遅延の影響を受けにくく、セキュリティ面のコントロールがしやすい特長があります。
企業規模や利用目的、既存のIT環境を踏まえて、どちらの形態が適切かを検討することが重要となります。
セキュリティリスクと管理体制の確認
RPA導入後は、ロボットが扱うデータやシステムのアクセス権限をどう管理するかが大きな課題です。セキュリティリスクを十分に考慮し、権限設定やログ管理などの仕組みを構築する必要があります。
特に個人情報や機密情報を扱う業務を自動化する際には、暗号化や監査ルールを定め、情報漏えいを防ぐための施策を検討しましょう。
RPA導入のステップ
こちらでは、RPA導入を成功させるための標準的なフローについて解説します。
RPAを導入する際には、まず現場の課題を洗い出し、その課題に適したツールや業務プロセスを検討する流れを組むことが重要です。
計画・実行・検証のフェーズを繰り返しながら、段階的に適用範囲を拡大していくと良いでしょう。
適用業務の洗い出し
まず、企業内にどのような定型業務があるかをリストアップし、優先度や期待効果を整理します
特に「時間がかかる作業」や「ミスが許されない作業」「繰り返し頻度が高い作業」などを中心に検討すると良いでしょう。
また、業務プロセスを可視化することで、RPA化が可能な部分とそうでない部分を見極めやすくなります。
RPAツール選定とテスト導入
想定している業務に対して複数ツールを比較し、必要に応じて無料トライアルを活用すると良いでしょう。実際に動かしてみることで、操作性やサポートの質、シナリオ作成の難易度などを具体的に把握できます。
この段階では小規模な業務に限定して導入し、実用性や効果を確かめることで、失敗リスクを最小限に抑えられます。
リーズナブルにRPA導入を実現可能な Coopel や、初心者でも簡単に挑戦できる国産RPA RoboTANGO などでも無料トライアルを受け付けています。
本格運用と継続的な改善
テストで得られた知見をもとに、導入範囲を拡大し本格運用へと移行します。
ただし、運用開始後も業務フローの見直しやシナリオ改修は定期的に行い、常に最適な状態を保つことが重要です。
ロボットのエラー管理・監視体制や、社内教育の継続にも力を入れ、長期的に安定稼働できる組織づくりを目指しましょう。
RPAの導入ならABKSSにご相談ください
RPAの導入は、作業効率の向上やコスト削減、人為的ミスの低減といった多岐にわたる効果をもたらします。その一方で、選び方を間違えると効果を最大限に発揮できません。
選ぶポイントは先述した通りですが、重要なのは自社の業務プロセスや課題に合った機能を正しく見極めることです。
ABKSSでは、これらのポイントをしっかり押さえた最適なソリューションを提案いたします。RPAの導入をご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。
おわりに
RPAは、定型的な業務を自動化することで企業の生産性を大きく向上させる可能性を秘めています。その一方で、導入コストや運用管理といったデメリットも無視できません。適切な業務選定と運用体制の整備が不可欠です。
また、RPAを単なるコスト削減ツールではなく、DX推進や人材の有効活用を促すチャンスとして捉えることで、企業全体にポジティブなインパクトをもたらすことが期待できます。
