RPAでできること・できないこと｜自動化できる業務例を具体的に紹介
RPA導入を成功させるには、まず「RPAで何ができて、何ができないのか」を把握することが大事です。RPAがどの業務に向いているのか、逆にどの業務には不向きなのかをしっかり理解しましょう。
RPAは、決められたルールに沿った定型的な作業には強いですが、創造力や柔軟な判断が必要な業務には向いていません。だからこそ、導入前にどのプロセスを自動化するのがベストかを見極めることが重要です。
本記事では、RPAで自動化できる業務とできない業務を詳しく解説し、具体的な自動化事例18選を紹介します。
このような方におすすめの記事です
- RPA導入によって何ができるのか知りたい方
- 会社全体の業務効率を上げるために、自動化を活用したい方
- RPA導入による具体的なメリットを知りたい方
- RPA導入を検討している方
そもそもRPAとは
RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）」の略で、ソフトウェアロボットを用いて、人間が行う定型的な業務を自動化する技術です。
プログラムされた手順に従って処理を行うため、ヒューマンエラーが減り、正確かつ迅速に業務を進めることができます。
データ入力や集計、書類処理などの繰り返しが多い作業を自動で行い、業務効率を大幅に向上させます。 RPAは、金融、製造、サービス業などさまざまな業界で導入が進んでおり、コスト削減や生産性向上のツールとして注目されています。
RPAのメリット・デメリット
RPAのメリットは、手作業を自動化することで「人件費や業務コストの削減」、「ヒューマンエラーの防止」、「人材配置の最適化」が挙げられます。自動化により業務効率が向上し、ミスが減り、専門的な業務に人材を集中させられます。
デメリットとしては、問題発生時の対応が難しく、設定外のタスクには対応できない点があります。柔軟な対応が求められる業務や、頻繁にプロセスが変わる環境では、導入の効果が限られることに注意が必要です。
RPAでできること
RPAはルールに基づいて操作するため、手順が決まっている業務に向いており、これによりヒューマンエラーを減らし、効率化やコスト削減を実現し、従業員はより価値の高い業務に集中できます。こちらでは、RPAと相性の良い業務の特徴をご紹介します。
①定常業務
定期的に行われる業務はRPAと相性が良いです。
例えば、月次報告書の作成や定期的なデータ入力など、これらの業務は手順が決まっており、RPAを使うことで効率化と正確性の向上が期待できます。
②繰り返し行う業務
請求書の発行や支払い処理など同じ手順を繰り返す業務もRPAに適しています。
これらの業務は、毎回同じ手順を踏むため、RPAを導入することで作業時間を大幅に短縮できます。また、手動で行う場合に比べて人為的なミスが減少し、業務の正確性も向上します。
③作業手順が明確で単純な業務
データのコピー＆ペーストやファイルの整理など、手順が明確で複雑な判断を必要としない業務は、RPAで自動化しやすいです。
これらの業務は、特定の手順に従って繰り返し行われるため、RPAを導入することで作業の効率化と正確性の向上が期待できます。毎日のデータバックアップや定期的なレポートの生成なども含まれます。
④大量のデータ処理
大量のデータを扱う業務はRPAの得意分野です。
例えば、顧客情報の更新やデータベースの管理などが挙げられます。RPAを使うことで、データ処理の速度と正確性が大幅に向上するでしょう。
⑤複数のシステムを連携する業務
異なるシステム間でデータをやり取りする業務もRPAに適しています。
例えば、ERPシステムとCRMシステムのデータ連携など。これにより、システム間のデータ移行がスムーズになり、手動での入力ミスを防ぐことが可能です。
RPAができないこと
RPAは業務効率化に有効なツールですが、すべての業務に適用できるわけではありません。
導入の失敗を避けるためには、RPAの得意な業務と不得意な業務を見極め、適切に活用することが重要です。
①創造的な思考や判断が必要な業務
RPAは、創造的な思考や判断が求められる業務には不向きです。
RPAは決められたルールに従って作業を行うツールであり、人間のように独自に考えたり柔軟に対応することはできません。
例えば、新製品のアイデア創出やマーケティング戦略の策定などの業務は、直感や経験に基づく判断と創造力が必要で、固定的なルールでの自動化が困難です。RPAは単純な事務作業に適していますが、創造的な業務には人間の対応が必要となります。
②非定型で柔軟な対応が求められる業務
RPAは非定型で柔軟な対応が求められる業務には適していません。
これは、RPAが事前にプログラムされたルールに従って作業を行うため、変動が多くてルールが曖昧な業務には対応できないからです。
例えば、カスタマーサポート業務であればお客様からの問い合わせ内容が毎回異なるため、RPAが対応するのは困難です。各ケースで異なる対応が求められるため、人間の判断力が必要になります。
非定型で柔軟な対応が求められる業務には、RPAよりも人間の判断が求められます。
③感情やニュアンスを理解する必要がある業務
RPAは感情やニュアンスを必要とする業務には不向きです。
現在の技術では、感情や微妙なニュアンスを理解するのは人間特有の能力であり、ロボットには難しいからです。
例えば、クレーム対応などの顧客対応では感情を読み取り適切に対応する必要があり、これには高度な対人スキルが求められます。したがって、こうした業務には人間の対応が不可欠です。
④頻繁にルールや手順が変わる業務
頻繁にルールや手順が変わる業務はRPAには適していません。
RPAは定型的な作業を自動化する技術で、一度設定された処理を繰り返すことが得意です。
しかし、業務ルールが頻繁に変更されると、そのたびにプログラムの修正が必要となり、大きな労力とコストがかかります。そのため、変化の多い業務ではRPAの導入メリットが薄れ、人間の柔軟な対応が求められます。
RPA化できる業務の具体例
RPAは、多くの企業で業務の効率化を図るために活用されています。RPA初心者でも理解しやすい具体的な事例を交え、RPAがどのような業務に適用され、自動化が可能かを解説します。
バックオフィス系
バックオフィス業務は会社の運営に欠かせない重要な役割を担っていますが、多くは定型的で時間がかかるものです。RPAを活用することで、こうした手間のかかる業務を効率化でき、担当者はより戦略的な業務に集中できるようになります。
例えば、勤怠管理、入金確認、経費精算の集約などが挙げられます。
受発注・在庫管理系
受発注・在庫管理業務は、ビジネス運営の中心的な役割を果たしています。
繰り返し行う在庫管理や発注リストの入力作業を自動化することで、ヒューマンエラーを減らし、業務をスピーディーに進めることが可能です。具体的には、在庫管理、発注リスト転記、請求・支払、請求書の発行、入金消込などが含まれます。
データ管理・文書処理系
RPAを使えば、データ管理や文書処理の効率を大幅にアップできます。
手作業だと時間がかかるデータ整理や文書の処理を自動化することで、業務をより正確かつ迅速に進められるようになります。
例えば、文書のデジタル化や売上日報作成などが挙げられます。これにより、データの一貫性が保たれ、業務の透明性と信頼性が向上します。
販売・マーケティング系
販売やマーケティング部門では、データ入力や顧客情報の更新など、手作業や反復作業が多く発生します。これらをRPAで自動化することで、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
その結果、重要な戦略業務やクリエイティブな活動に集中できるようになり、部門全体のパフォーマンスも向上します。具体的には、顧客情報のシステム登録、メール配信、問い合わせ対応、広告レポート作成、競合の価格調査などが含まれます。
その他の業務
RPAには、さまざまな業務に応用できる可能性が広がっています。
例えば、契約更新リマインダーや人材採用プロセスの支援などが挙げられます。これにより、業務の効率化だけでなく、従業員の負担軽減や業務の質の向上も期待できます。
定型業務のRPA化におすすめのツール
定型業務を自動化では、RPAツールを利用がおすすめです。
特にこちらでご紹介する製品は、専門的なプログラミング知識がなくても、データ入力や転記、レポート作成などの単純な作業を自動化できます。 初心者でも簡単に操作できるインターフェースが用意されているのが特徴です。
UiPath
UiPathは、UiPath Inc.が提供するRPAツールで、幅広い業務の自動化が得意で、特にデータ入力、文書処理、アプリケーション間連携などに強みを持ち、世界中の企業で広く採用されています。
RoboTANGO
RoboTANGOは、スターティアレイズ株式会社が提供するRPAツールで、国産RPAツールとして、日本の企業文化に合ったカスタマイズが可能で、日本語のサポートが手厚く、国内企業での導入が進んでいます。
Coopel
Coopelは、株式会社Coopelが提供するRPAツールで、ほかのツールと比較すると導入コストが低く、中小企業やベンチャー企業にとって手軽に導入できる点が特徴です。
操作が簡単で、ITスキルの少ない従業員でも利用しやすいよう設計されています。
おわりに
本記事では、RPAの定義、メリット・デメリット、できることとできないこと、さらに具体的な業務自動化の例について詳しく解説しました。RPAは多くの業務を効率化し、生産性を向上させる一方で、適用範囲に制限があることも理解していただけたと思います。
今後のステップとして、まずはRPA導入の初期段階となる業務分析を進めてみてください。その上で、実際の導入に向けて専門家との打ち合わせを行うことで、効果的な自動化が実現できます。
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