近年、RPA市場は急速に成長しており、特に業務効率化やコスト削減を目指す企業からの需要が高まっています。

本記事では、ますます重要な役割を果たすことが期待されるRPAで自動化できる業務の例を、バックオフィス、経理、営業・マーケティング、物流・サプライチェーンの部門ごとに紹介します。

このような方におすすめの記事です

• RPA導入によって何ができるのか知りたい方
• 会社全体の業務効率を上げるために、自動化を活用したい方
• RPA導入を検討している方

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そもそも「RPA」とは？

RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）」の略で、ソフトウェアロボットを用いて、人間が行う定型的な業務を自動化する技術です。プログラムされた手順に従って処理を行うため、ヒューマンエラーが減り、正確かつ迅速に業務を進めることができます。

例えば、データ入力や集計、書類処理などの繰り返しが多い作業の自動化で活用させることが多くあります。金融、製造、サービス業などさまざまな業界で導入が進んでおり、コスト削減や生産性向上のツールとして注目されています。

RPA化できる業務の具体例 18選

RPAは、多くの企業で業務の効率化を図るために活用されています。RPA初心者でも理解しやすい具体的な事例を交え、RPAがどのような業務に適用され、自動化が可能かを解説します。

バックオフィス部門　①勤怠管理

従業員の出退勤時間の入力や、有給休暇の申請と承認、残業時間の計算などの手作業を自動化することで、ヒューマンエラーが減少し、データの正確性が向上します。RPAは24時間稼働可能であり、人手を介さずに自動的にタスクを実行できるため、生産性を大きく向上させることが可能です。

バックオフィス部門　②入金確認

入金確認業務は手動で行うと時間がかかり、エラーも発生リスクもありますが、RPAを導入すれば銀行口座の入金データを自動で収集し、販売管理システムにリアルタイムで反映できます。入金確認が遅れるとアラートを発して迅速な対応を促すことも可能です。

バックオフィス部門　③経費精算の集約

経費精算は手作業だとミスが起こりやすく、時間と手間がかかりますが、RPAとOCRを使えば自動化できます。OCRで領収書を自動読み取りし、フォーマット化して経理システムに入力することで、経理担当者の負担とエラーリスクが軽減し、処理速度も向上します。

バックオフィス部門　④文書のデジタル化

RPAは紙ベースの文書を迅速にデジタル化し、管理の問題を解決します。紙の文書管理は時間と労力がかかり、紛失や劣化のリスクも高く、情報検索に手間がかかります。

例えば、請求書の読み取りや経理ソフトへの転記、名刺の読み取りから取引先データの管理、納品書の読み取りと在庫データの管理などがあります。RPAとAI-OCRの連携により、業務の自動化を推進し、ヒューマンエラーの削減や作業品質の向上を実現できます。

AI-OCR（Artificial Intelligence Optical Character Recognition）は、人工知能を活用した文字認識システムで、紙に印刷された文字を高精度に読み取り、データ化します。

バックオフィス部門　 ⑤契約更新リマインダー

契約更新リマインダーはRPAで自動化できる重要な業務の一つです。人間が手動で管理する場合、更新のタイミングを逃すリスクがあり、後からのトラブルになる可能性があります。

例えば、契約の1か月前にメールでリマインドを送信するタスクを設定すると、更新漏れを防ぐことができます。また、契約の更新が必要な場合は担当者に自動でアラートを送ることも可能です。契約更新リマインダーをRPAで自動化することで、重要な契約の更新を確実に行うことが可能です。

バックオフィス部門　 ⑥人材採用プロセスの支援

RPAは人材採用プロセスの支援にも有効です。採用プロセスには、候補者のリスト作成、面接のスケジューリング、応募書類の初期レビューなど、多くの反復作業が含まれますが、これらを自動化することで効率が大幅に向上します。

例えば、適格な候補者のリストを自動で作成し、必要な情報を関連部門に送信することが可能です。また、面接の日程調整やリマインダーの送信もすべて自動化できます。人材採用プロセスの多くを自動化することで、効率化とミスの減少が期待できます。

経理部門　①請求・支払

請求書発行のプロセスで、営業担当者が売上伝票を経理に提出し、手作業で販売管理システムに入力している場合、RPAを導入することでミスのない効率的な仕組みに変えられます。

例えば、営業担当者が売上伝票を共有フォルダにアップすることで、RPAが自動でデータをシステムに転記し、設定した日に請求書を発行してメールで送る、といったことが可能です。契約書や見積書なども自動で発行できる仕組みも作れます。

経理部門　②請求書の発行

定型的で反復的な作業の多い請求書の発行業務は、RPAの導入で大きく生産性を向上させられます。例えば、設定されたルールに従って顧客情報や取引データを基幹システムから抽出し、請求書を自動的に作成し、送信または印刷する、といったことが可能です。

経理部門　③入金消込

取引先に対する請求情報と実際の入金情報と照合して、確認が取れ次第消していく「入金消込」も、RPAを活用して自動化可能です。 

まず、銀行データや売掛金データをRPAが自動で取得し、対応する入金データと照合します。不一致がある場合は、アラートを発生させ、人間が確認できるようにします。また、定期的なデータ更新やレポートの作成も自動化され、全体の業務がスムーズになります。

営業・マーケティング部門　①売上日報作成

売上日報の作成業務を自動化することで、手動での作業に伴う手間と時間を大幅に削減できます。手作業ではデータ入力や計算ミスが起こりやすく、効率が悪い上、他の重要な業務に影響を与えることもあります。 RPAを導入すれば、各営業先から集めた売上データを自動で統合し、数時間かかっていた作業を数分に短縮できます。これにより、ミスを減らし業務の生産性を向上させることが可能です。

営業・マーケティング部門　 ②顧客情報のシステム登録

RPAを導入することで、顧客情報のシステム登録を自動化し、手作業の問題を解決できます。手動での登録作業は単純で反復的なため、時間と労力がかかり、入力ミスも起こりやすいです。RPAを使えば、Excelやメールから顧客情報を自動で抽出し、システムに登録することが可能です。

営業・マーケティング部門　 ③メール配信

RPAを用いることで、定期的なメール配信業務が自動化できます。

具体的には、ニュースレターやプロモーションメールの配信、社内連絡メールの自動送信などがあります。手動で行うと送信漏れや誤送信するリスクがRPAを使うことでゼロになります。RPAを利用してメール配信業務を自動化することで、業務効率が向上します。

営業・マーケティング部門　 ④問い合わせ対応

RPAは顧客からの問い合わせ対応を自動化し、効率化を図ることが可能です。

RPAを導入すると、よくある質問には定型文で自動返信を行い、迅速かつ正確に対応できます。これにより、作業負担の軽減、人件費削減、ミス防止、顧客満足度の向上が期待でき、企業全体の生産性と業務品質の向上につながります。

問い合わせ対応の自動化は、多くの企業で成功事例があり、導入が容易な分野です。

営業・マーケティング部門　 ⑤広告レポート作成

広告レポートの作成は、複数のデータソースから情報を収集し統合する手間がかかり、手作業では時間と労力が大きく、ミスも発生しやすいです。

RPAを導入すると、Google Analyticsや広告運用ツールからデータを自動で抽出し、Excelに取り込み、指定フォーマットでレポートを作成することで、作業を迅速かつ正確に行えます。

営業・マーケティング部門　 ⑥競合の価格調査

競合の価格調査は手動で行うと時間と労力がかかり、ミスも発生しやすいですが、RPAを導入することで自動化が可能です。

競合企業のウェブサイトから商品価格を定期的にスクレイピングし、データベースに反映する作業を効率的に行えます。24時間体制で最新の価格情報を迅速かつ正確に取得でき、競合分析や価格戦略の立案に役立ちます。

営業・マーケティング部門　 ⑦顧客情報のシステム登録

顧客情報のシステム登録は、時間と労力を要し、手動では入力ミスが頻発しがちな業務です。

RPAを導入することで、この作業を自動化し、入力ミスを減らし迅速に処理できます。RPAは顧客からのメールやWebフォームの内容を自動で抽出し、CRMやERPシステムに転記するため、手作業による入力プロセスが不要になります。

物流・サプライチェーン部門　①在庫管理

在庫管理もRPAを導入すれば在庫データのチェックやシステム入力が自動化され、データの正確性と業務効率が向上します。

例えば、在庫切れによる販売機会ロスや過剰在庫による管理費の増大を防ぐため、設定した時刻に在庫情報を営業担当者に自動で送信することができます。これにより、どこからでも在庫状況を把握することが可能になります。

物流・サプライチェーン部門　②発注リスト転記

発注リストの転記業務は、ExcelからERPシステムへのデータ入力を手作業で行うと、ミスが発生しやすく、時間がかかります。RPAを導入してデータ入力作業を自動化すると、ヒューマンエラーの減少とともに、手戻りを少なくすることも可能です。

RPAの失敗事例

RPAツールを導入しても、期待通りの効果が得られないことがあります。そうした事態を避けるために、事前に失敗の原因とその対策を把握しておくことが重要です。

RPAが失敗してしまう原因

こちらではRPAツールの導入に失敗する主な原因についてご紹介します。導入の際にはこれらのポイントに注意しながら進めていくと良いでしょう。

プロセスの複雑さと変動

RPAは定型的で繰り返しの多いタスクに適していますが、プロセスが複雑で頻繁に変更される場合、RPAのスクリプトが対応しきれず失敗することがあります。

例えば、入力フォーマットが頻繁に変わる場合や、例外処理が多い場合などです。これにより、RPAの効果が十分に発揮されず、手動での介入が必要になることがあります。

不十分なテストとメンテナンス

テスト不足により、RPAスクリプトやボットが正常に動作しないケースが発生します。異常系や境界値を含むテストを怠ると、実運用で予期せぬエラーが多発し、業務がとまってしまう恐れがあります。

また、メンテナンスが不十分な場合、システムやプロセスの変更に追従できず、RPAが正しく機能しなくなります。特に連携するソフトウェアのアップデートに対応しないと、スクリプトが動作停止し、業務が混乱するリスクもあります。

ユーザーの理解不足とトレーニング不足

ユーザーの理解不足とトレーニング不足は、RPA運用の失敗原因になることが多くあります。RPAの仕組みや操作を理解していないユーザーは、設定ミスや誤操作を招き、トラブルシューティングが難しくなります。

十分なトレーニングがないと、ボットの設定やエラーハンドリングが適切に行えず、運用に支障をきたします。また、担当者が変わる際には、手順やガイドの引き継ぎが不十分だと運用が滞るリスクもあります。

失敗しないために必要な対策

RPAの導入を成功させるためには、まず導入目的を明確化して、適切な管理・運用体制を構築することが重要です。

目的を明確にする

RPAツールを導入する目的を社内で明確化しましょう。業務効率の改善や作業スピード・品質の向上など、具体的な目標を設定することが重要です。例えば、「残業時間を○時間減らす」「人件費を○万円カットする」などの目標を全社的に共有し、理解を求めましょう。

RPAで行う業務を明確にする

RPAで自動化する業務を明確化することも重要です。人の判断を要する業務やアナログな作業はRPAでは対応できません。現状の業務を棚卸し、単純な定型業務やデータ処理、繰り返しの多い作業を重点的に自動化するのが理想です。

管理する体制を整える

RPAの管理・運用体制に不備があると、導入後のロボット作成やメンテナンスがうまくいきません。RPA導入プロジェクトを立ち上げ、適切なメンバーを任命しましょう。RPAの知見がある従業員を起用することが成功の鍵です。

効果を可視化できる仕組みを整える

RPAツールは導入して終わりではなく、定期的な効果検証が必要です。ツールの処理件数やエラー件数、自動化によって削減できた労働時間などを分析し、全社的な業務効率化を進めましょう。効果を可視化することで、他部門への導入もスムーズになります。

定型業務のRPA化におすすめのツール

定型業務を自動化では、RPAツールを利用がおすすめです。特にこちらでご紹介する製品は、専門的なプログラミング知識がなくても、データ入力や転記、レポート作成などの単純な作業を自動化できます。 初心者でも簡単に操作できるインターフェースが用意されているのが特徴です。

UiPath

UiPathは、UiPath Inc.が提供するRPAツールで、幅広い業務の自動化が得意で、特にデータ入力、文書処理、アプリケーション間連携などに強みを持ち、世界中の企業で広く採用されています。

RoboTANGO

RoboTANGOは、スターティアレイズ株式会社が提供するRPAツールで、国産RPAツールとして、日本の企業文化に合ったカスタマイズが可能で、日本語のサポートが手厚く、国内企業での導入が進んでいます。

Coopel

Coopelは、株式会社Coopelが提供するRPAツールで、ほかのツールと比較すると導入コストが低く、中小企業やベンチャー企業にとって手軽に導入できる点が特徴です。操作が簡単で、ITスキルの少ない従業員でも利用しやすいよう設計されています。

おわりに

本記事では、RPAの定義、メリット・デメリット、できることとできないこと、さらに具体的な業務自動化の例について詳しく解説しました。RPAは多くの業務を効率化し、生産性を向上させる一方で、適用範囲に制限があることも理解していただけたと思います。

今後のステップとして、まずはRPA導入の初期段階となる業務分析を進めてみてください。その上で、実際の導入に向けて専門家との打ち合わせを行うことで、効果的な自動化が実現できます。

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