kintoneとDropboxを連携させる|おすすめ方法とメリットの紹介【2025年】
「kintone」と「Dropbox」は国内で人気の高い業務効率化ツールです。
どちらもコミュニケーションを円滑にする大変便利なツールですが、大容量ファイルの送付を頻繁に行うなど、使用状況によっては不便に感じる場合があるかもしれません。
そこで今回は「kintone」と「Dropbox」をより快適に活用する方法として、プラグイン「Dropbox for kintone」をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。
このような方におすすめの記事です
- 資料の保管場所が分からないことがある
- 共同編集で効率化したい
- 大容量ファイルのやり取りが多い
- 「kintone」「Dropbox」を活用している
目次[非表示]
Dropboxとは
クラウドストレージである「Dropbox」は、環境を単なる「ファイル置き場」にせず、社内・社外のチーム全員で効率的に仕事をするセキュアな“スマートワークス”です。
社内や社外のチームで場所を選ばず、ファイルやデータを保管・共有し、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから共有フォルダにアクセスすることが可能です。
kintoneとは
「kintone」は、サイボウズ株式会社が提供する業務アプリ開発プラットフォームです。
プログラミングを行わずに自社に合った業務アプリをドラッグアンドドロップの操作で作成し、活用することが可能です。
ファイルやデータの共有、顧客管理、社内FAQ、日報管理など、部署・部門関係なく自社に必要なアプリを構築してkintoneに必要なデータを集約することはもちろん、kintone内でコミュニケーションをとることもできるため、業務効率化に繋がります。
kintone単独利用の場合にあるお困りごと
kintoneは 、自社に必要なアプリを構築できるだけでなく、必要データを1か所に集約できる業務効率化ツールですが、使用状況によっては不便に感じる部分もあるかもしれません。
こちらではkintone単独利用の場合によくあるお困りごとを紹介します。
大容量ファイルをアプリ添付したい
アップロード時の課題として、大容量ファイルが添付できないことがあります。
kintoneのディスク容量は1ユーザーあたり標準5GBまで、添付可能なファイルが1ファイルにつき1GBまで、といった上限が設けられています。CAD図面やBIMモデルなどの「超」大容量 データの場合、添付できないこともあるので注意が必要です。
ファイル管理をもっと効率化したい
確認・編集時の課題として、効率的なファイル管理ができないことがあります。
具体的にいうと、kintoneのレコードに添付したファイルは、更新のたび 「ダウンロード → 編集 → 再アップロード」を行うため、ファイルの中身確認や、社外に共有するためには都度ダウンロードを行う必要があります(プレビューを可能にするにはプラグインが必要になります)
また、どれが最新版なのか分からなくなってしまう、更新履歴が確認できない といったお困りごともあるでしょう。
フォルダ・ファイルのアクセス権をコントロールしたい
ファイルサーバー(クラウドストレージ)側のファイルへのアクセス権は、kintone側で制御できません。
そのため「適切なユーザーのみ文書閲覧を許可する」など 、アクセス権の設定を柔軟にコントロールしたい場合は、別の方法を検討する必要がありそうです。
方法1:ストレージコネクト
「ストレージコネクト」とは、kintoneの5GB×ユーザー数の容量制限を超えて、大量のデータをクラウドストレージに保存、相互連携できるサービスです。
ストレージ容量の不安を解消
kintoneの容量制限(5GB×ユーザー数)を超えて、大量のデータをクラウドストレージに保管することが可能です。
さらに、kintoneとクラウドストレージが相互に連携しているため、どちらからファイルを保存・操作しても自動的に同期されます。その結果、ファイル管理がシンプルになり、整合性を保つことができます。
フォルダ&サブフォルダの自動作成
レコードの追加に合わせて、クラウドストレージ内にフォルダおよびサブフォルダが自動的に生成されます。
この機能により、フォルダ整理や管理にかかる手間を大幅に削減でき、関連データに素早くアクセスできるようになります。また、自動生成によりファイル名が統一されるため、フォルダ構成が整理され、効率的なデータ管理が可能となります。
kintone上で共有・閲覧・削除できる
「ストレージコネクト」は、kintone上にポップアップ形式で表示されます。
これにより、kintoneの画面を切り替えることなく、必要なファイル管理作業をスムーズかつ効率的に実行することが可能です。
方法2:Dropbox for kintone
※こちらは終売となっていますので「ストレージコネクト」の検討をおすすめします。
「Dropbox for kintone」 とは、サイボウズ社「kintone(キントーン)」と、オンラインストレージサービス「Dropbox」の連携を実現するプラグインです。
kintoneアプリ上から、Dropboxにファイル保存できる
kintoneアプリのDropbox連携領域から、添付したいファイルをドラッグ&ドロップするだけで、Dropboxのフォルダにファイルを保存できます。
その際、Dropboxのフォルダはレコード単位で自動作成され、紐付けが行われるので、ファイル整理などをする手間を省くことができます。 「大容量ファイルのアップロード」「プレビュー」「共有リンク発行」がkintone上で実行できます。
kintoneアプリ上から、 Dropboxのファイルをプレビューできる
kintoneアプリの「Dropbox連携領域」から 保存したファイルは、その都度ダウンロードすることなく、kintone画面上からプレビューできます。400種類以上の拡張子に対応しており、通常使用するファイルのほとんどを閲覧できます。
Dropboxのフォルダでファイルの編集・追加すると自動的に反映
紐づけられたファイルは自動でkintone画面上に反映されるため、Dropboxのフォルダ内での「直接編集」「新規ファイル追加」が行えます。常に双方から最新のファイルにアクセス可能になり、効率的に情報を共有できます。
kintoneとDropboxの連携にお困りならABKSSにご相談ください
kintoneとDropboxを連携することで、データの共有や管理がより効率的に行えるようになります。ただし、誤った設定によるデータ漏洩や同期エラーといったリスクが発生する可能性もあるため、 同期設定や権限管理には注意が必要です。
ABKSSでは、専門スタッフが最適な設定や運用方法をご提案し、スムーズな連携をサポートします。kintoneとDropboxの連携にお困りならABKSSにご相談ください。
おわりに
本記事では、「kintone」と「Dropbox」を連携させる方法として、「ストレージコネクト」の利用や「Dropbox for kintone プラグイン」の活用方法を解説しました。
kintoneとDropboxの連携により、ファイル管理の効率化や業務改善が期待できます。
さらに詳しい情報や具体的な導入支援をご希望の際は、ぜひABKSSまでお問い合わせください。お客様の状況や課題をじっくり伺い、最適なソリューションをご提案いたします。