「kintone」と「Dropbox」は国内で人気の高い業務効率化ツールです。

どちらもコミュニケーションを円滑にする大変便利なツールですが、大容量ファイルの送付を頻繁に行うなど、使用状況によっては不便に感じる場合があるかもしれません。

そこで今回は「kintone」と「Dropbox」をより快適に活用する方法として、プラグイン「Dropbox for kintone」をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

このような方におすすめの記事です

• 資料の保管場所が分からないことがある
• 共同編集で効率化したい
• 大容量ファイルのやり取りが多い
• 「kintone」「Dropbox」を活用している
  

Dropboxとは

クラウドストレージである「Dropbox Business」は、環境を単なる「ファイル置き場」にせず、社内・社外のチーム全員で効率的に仕事をするセキュアな“スマートワークス”です。

社内や社外のチームで場所を選ばず、ファイルやデータを保管・共有し、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから共有フォルダにアクセスすることが可能です。

参照：https://www.dropbox.com/ja/business

kintoneとは

「kintone」は、サイボウズ株式会社が提供する業務アプリ開発プラットフォームです。「kintone」は、プログラミングを行わずに自社に合った業務アプリをドラッグアンドドロップの操作で作成し、活用することが可能です。

ファイルやデータの共有、顧客管理、社内FAQ、日報管理など、部署・部門関係なく自社に必要なアプリを構築してkintoneに必要なデータを集約することはもちろん、kintone内でコミュニケーションをとることもできるため、業務効率化に繋がります。

参照：https://kintone.cybozu.co.jp/

kintone単独利用の場合にあるお困りごと

kintoneは 、自社に必要なアプリを構築できるだけでなく、必要データを1か所に集約できる業務効率化ツールですが、使用状況によっては以下のように不便に感じる部分もあるかもしれません。このような場合は「Dropbox for kintone 」プラグインがおすすめです。 

大容量ファイルをアプリ添付したい

アップロード時の課題として、大容量ファイルが添付できないことがあります。

kintoneのディスク容量は1ユーザーあたり標準5GBまで、添付可能なファイルが1ファイルにつき1GBまで、といった上限が設けられています。CAD図面やBIMモデルなどの「超」大容量 データの場合、添付できないこともあるので注意が必要です。

ファイル管理をもっと効率化したい

確認・編集時の課題として、効率的なファイル管理ができないことがあります。

具体的にいうと、kintoneのレコードに添付したファイルは、更新のたび 「ダウンロード → 編集 → 再アップロード」を行うため、ファイルの中身確認や、社外に共有するためには都度ダウンロードを行う必要があります（プレビューを可能にするにはプラグインが必要になります）

また、どれが最新版なのか分からなくなってしまう、更新履歴が確認できない といったお困りごともあるでしょう。

フォルダ・ファイルのアクセス権をコントロールしたい

ファイルサーバー(クラウドストレージ)側のファイルへのアクセス権は、kintone側で制御できません。そのため「適切なユーザーのみ文書閲覧を許可する」など 、アクセス権の設定を柔軟にコントロールしたい場合は、別の方法を検討する必要がありそうです。

「Dropbox for kintone」とは

「Dropbox for kintone」 とは、サイボウズ社「kintone（キントーン）」と、オンラインストレージサービス「Dropbox」の連携を実現するプラグインです。

機能は以下の通りです。

kintoneアプリ上から、Dropboxにファイル保存できる

kintoneアプリのDropbox連携領域から、添付したいファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、Dropboxのフォルダにファイルを保存できます。

その際、Dropboxのフォルダはレコード単位で自動作成され、紐付けが行われるので、ファイル整理などをする手間を省くことができます。 「大容量ファイルのアップロード」「プレビュー」「共有リンク発行」がkintone上で実行できます。

kintoneアプリ上から、 Dropboxのファイルをプレビューできる

kintoneアプリの「Dropbox連携領域」から 保存したファイルは、その都度ダウンロードすることなく、kintone画面上からプレビューできます。400種類以上の拡張子に対応しており、通常使用するファイルのほとんどを閲覧できます。

Dropboxのフォルダでファイルの編集・追加すると自動的に反映

紐づけられたファイルは自動でkintone画面上に反映されるため、Dropboxのフォルダ内での「直接編集」「新規ファイル追加」が行えます。常に双方から最新のファイルにアクセス可能になり、効率的に情報を共有できます。

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おわりに

この記事では「kintone」と「Dropbox」の連携を実現する「Dropbox for kintone」プラグインについてご紹介してきました。kintoneとDropboxを連携し、双方のファイル管理を効率的に行うことで、以下のような多くのメリットが期待できます。

より詳細な情報を検討されている場合は、お気軽にABKSSにご相談ください。お客様の課題をていねいにヒアリングし、豊富な選択肢の中からベストな解決案をご提案させていただきます。

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